Эффективное уведомление

О необходимом и достаточном, трудности корпоративных коммуникаций. Как сделать рассылку нужным сотрудникам.

Можно писать много хороших программ, удобных отчетов, понятных инструкций и запросто свести на нет все свои усилия, если пользователь так и не узнает об этом :) Существует много технических средств для рассылки уведомлений сотрудникам. В крупных компаниях чаще всего используют email или внутренний jabber сервер по протоколу xmpp (например Openfire), который позволяет организовать «внутреннюю аську». Хотя вариантов решений может быть масса, вплоть до обычного net send * «Всем выйти из 1С». Назовем это в общем — мессенджер — любая система отправки сообщений.

Беда в том, что корпоративные рассылки часто становятся одним из главных источников спама. В результате сотрудники перестают на них реагировать, используют спам-фильтры или просто выключают мессенджер. При более продвинутом подходе системный администратор связывает сотрудника через ActiveDirectory с подразделением и адресом email или jabber. Тогда возможна рассылка не общим списком, а по подразделениям или группам. Но в таком подходе тоже есть минусы:

  • трудоемкость создания списков. Надо отслеживать актуальность и вводить большее количество данных при регистрации
  • трудоемкость формирования рассылок. Надо обучать сотрудников выбирать только нужные группы или разрешать рассылки только «специально обученным» людям
  • и все равно недостаточная сегментированность групп получателей.

Динамические списки получателей

Например  у вас 300 пользователей, 5 филиалов и 3 централизованных базы  данных. Простая блокировка базы для обновления. Хорошо бы заранее предупредить пользователей сообщением «Внимание, в 12:00 база УТ будет закрыта на 30 мин для обслуживания. Прошу учесть в работе». Ну или любой другой пример — доведение инструкции, предупреждение о закрытии периода и т.д. Отправить всем — спам! Но задача выбора нужных получателей легко решается с помощью системы уведомлений в Helpdesk Corp. Это побочный продукт автоматизации других функций, например пакетного создания пользователей в 1С.

В Helpdesk уже есть информация о предоставленном доступе пользователей в базы данных. Выбираем получателей динамически, по заданному тексту запроса 1С и рассылаем, например через Jabber

2014-12-03_13-32-31

Кнопка «Заполнить» выполняет запрос и заполняет табличную часть результатом. Список рассылки хранит текст запроса и параметры. Т.е. в справочнике рассылок можно заранее задать нужные выборки. Выборки могут быть на основе любых данных в Helpdesk, например принадлежность к базе, к подразделению, по ролям пользователей и т.д.

Эффективность уведомления

Каждый сотрудник может иметь свои предпочтения уведомлений, личные или связанные с особенностями его работы.  ИТ-специалист в этом плане одна из самых требовательных категорий. Кому то удобно на email, а кому то на jabber или еще куда. А скажем сис.админы могут часами просиживать в полноэкранных терминальных окнах и не видеть вообще своего рабочего стола. Да и сегментированность уведомлений должна быть еще более мелкая. Например несколько сотрудников работают над одним проектом должны получать уведомления по всем новым задачам этого проекта, или 3 человека занимаются техподдержкой одного сервиса, а руководитель мониторит. Или скажем поставлена конкретная задача, которая требует координации усилий трех айтишников из разных кабинетов\подразделений. А еще люди не всегда находятся на своем рабочем месте. Ну и чтобы оценить насколько эффективно доведена информацию прежде всего надо знать хотя бы кто ее получил. Найти один такой корпоративный мессенджер, который будет удовлетворять всем потребностям просто невозможно. Зато можно использовать комбинацию из нескольких мессенджеров и добавить того что в них не хватает. Система уведомлений HelpdeskCorp позволяет:

  • подключать различные виды мессенджеров и задавать сотрудникам индивидуальные правила их использования
  • использовать только внутренние уведомления, если у сотрудника открыт Helpdesk (не дублировать спам во внешние мессенджеры)
  • уведомлять всплывающим окном поверх всех других приложений, и даже терминальных окон (судя по активности похожих тем, многие не знают, что это штатная функция 1С8, без всяких внешних компонент)
  • индивидуально и пакетно задавать подписки на задачи и проекты
  • отслеживать доставку и прочтение уведомлений

В общем Helpdesk Corp позволяет организовать эффективное доведение информации за счет сегментации рассылок, интеграции данных о сотрудниках и подключении различных мессенджеров

Посмотреть другие примеры работы системы уведомлений

Цикл статей «Практика использования«

Оставить комментарий